[ Pobierz całość w formacie PDF ]
.SPOSóB 61SPORZąDZAJ NOTATKIZaznaczyliśmy, że zebrania są cenną okazją do wymiany poglądów.Jednakże zbyt często się zdarza, że w danej chwili pomysły spotykają się z uznaniem, a potem są zapominane.By nie stracić ich z pola widzenia, notuj najistotniejsze idee, obawy lub propozycje działania.Podczas gdy przebieg oficjalnych zebrań jest zazwyczaj protokołowany, to jednak nie wszystkie zebrania mają charakter oficjalny.Niemniej, nawet przy nieformalnych okazjach istotne jest, by pamiętać, co i kto powiedział.Jeśli ktoś dobrowolnie podjął się znalezienia odpowiedzi, zajęcia się problemem, utworzenia komisji lub też złożenia sprawozdania na następnym zebraniu, deklaracje te należy zanotować.Jeśli przedstawiono błyskotliwy pomysł, ale nie ma czasu, by go poddać pod dyskusję, byłoby sprawą karygodną zaprzepaścić go tylko dlatego, że ktoś nie pomyślał o prowadzeniu notatek.Nieważne kto protokołuje, czy Ty, kolega czy sekretarka, ktoś jednak musi robić notatki.Zbyt wiele pomysłów ulega zapomnieniu z powodu braku protokołów.Zbyt wiele zebrań ponownie zajmuje się poprzednio rozwiązanymi problemami, ponieważ nikt nie zanotował wymiany poglądów.A gdy nie ma śladu na piśmie, może się zdarzyć, że ludzi nie będzie można rozliczyć z ich zobowiązań.Protokoły należy zredagować jak najszybciej po zebraniu.Im dłużej pozostają one w formie notatek, tym większe jest prawdopodobieństwo, że po przepisaniu będą znacznie odbiegać od rzeczywistego przebiegu dyskusji; z tej prostej przyczyny, że pamięć ludzka jest zawodna.XIIIPrezentacjeRozmowy sam na sam są w biznesie zwykłą codziennością.Podobnie jest, gdy chodzi o wystąpienia wobec grupy osób.Jednak w tym drugim przypadku wyzwanie jest znacznie poważniejsze.Czujesz się osamotniony i bezbronny.Bez względu na to, jak dobrze się przygotujesz, masz dokuczliwe przeświadczenie, że katastrofa jest blisko lub że zrobisz z siebie głupca.Ponieważ często przeprowadzamy prezentacje, rozważmy kilka sposobów, jak pozbyć się przed nimi obaw i sprawniej je przeprowadzić.Postarajmy się zmniejszyć owo - dobrze nam wszystkim znane -uczucie zbliżającej się katastrofy.SPOSóB 62POZNAJ MIEJSCEWielu mówców wchodzi do sali w ostatniej chwili.Z tego powodu mogą wyglądać na zdezorientowanych, zastanawiać się, gdzie jest mikrofon, nieporadnie manipulować przy regulatorze głośności.Robią wszystko, co możliwe, by sprawić wrażenie nieprzygotowanych.Lepiej byłoby zapoznać się wcześniej z lokalnymi warunkami.Bez względu na to, jak jesteś zajęty, przygotuj swój harmonogram tak, abyś mógł wejść do sali co najmniej pięć lub dziesięć minut przed rozpoczęciem.Jeśli przewidujesz korzystanie ze sprzętu, będziesz potrzebował więcej czasu.Jeśli chodzi o sprzęt: upewnij się, że masz do dyspozycji to, czego potrzebujesz i sprawdź, czy działu.Jeśli zamierzasz korzystać z ekranu - czy wypróbowałeś na nim jedno ze swoich przezroczy lub folii? Czy potrzebujesz przedłużacza do kabla? Czy będziesz musiał przechodzić ponad kilkoma kablami leżącymi na podłodze? Czy audytorium będzie Cię widzieć, gdy staniesz za pulpitem? Czy będzie Ci on potrzebny? Czy zamiast tego nie skorzystałbyś z tablicy? Czy oświetlenie prawidłowo działa? Gdzie są wyłączniki? Czy sala jest tak ciemna, że nie widzisz swoich notatek lub tak jasna, że obrazy na ekranie stają się niewyraźne?Gdy jesteś już wewnątrz - sprawdź akustykę sali.Czy chodzisz po drewnianej podłodze? Czy występuje pogłos (echo)? Czy też ciężkie zasłony lub gruby dywan pochłaniają dźwięki? Czy masz wystarczającą ilość papieru do rysowania? Czy masz pisaki? Czy nie wyschły? Czy w sąsiednim pomieszczeniu nie odbywa się inna impreza, która mogłaby przeszkadzać w tym, co robisz? Czy robotnicy nie kują młotami? Czy nie gra muzyka? Czy nie odby-wa się przyjęcie? Gdzie są drzwi? Czy w pobliżu są aparaty telefoniczne, które mogą dzwonić, gdy będziesz mówił? Czy masz wodę do picia? Jak są ustawione krzesła? Rozejrzyj się dokoła.Im lepiej poznasz to miejsce, z którego będziesz korzystał, tym swobodniej będziesz się czuł.Powinieneś również przewidzieć i przygotować się na pewne trudności.Jeśli którykolwiek z owych potencjalnych problemów mógłby zakłócić Twoją prezentację, skontaktuj się z osobą odpowiedzialną za miejsce prezentacji i spowoduj usunięcie przeszkody zanim będzie za późno.Także dla audytorium będziesz wyglądał na bardziej pewnego siebie.SPOSóB 63WYLICZ SOBIE CZASPrzeprowadź próbę swojego wystąpienia.Jeśli to w ogóle możliwe - w pokoju, gdzie będziesz mówił.Im bardziej będziesz oswojony z rozmieszczeniem krzeseł, z wyczuwaniem dywanu pod stopami, kątem widzenia, niepożądanymi dźwiękami, ewentualnymi zakłóceniami, tym swobodniej będziesz się czuł.Jeśli nie możesz uzyskać dostępu na tak długo, jak potrzebujesz, znajdź jakieś inne pomieszczenie na wykonanie próby.Powtórz swoją przemowę kilkakrotnie, mierząc jej czas.Lepiej mówić na głos niż czytać.Zauważysz, że czasy wygłaszania i czytania mowy są różne.Pamiętaj także, by przewidzieć rezerwę czasu na śmiech, na przerwy oraz na zmianę przezroczy i folii.Uwzględnij także czas niezbędny dla audytorium na oglądnięcie nagrania wideo.Przypuśćmy, że masz 15 minut na przemówienie, więc Twoje wystąpienie winno trwać 15 minut, a nie 20.Jeśli masz 30 minut, Twoja mowa winna trwać 30 minut, a nie 35 lub 45.Czy przewidziałeś wystarczającą ilość czasu na zebranie pytań, jeśli takowe będą? W jaki sposób będziesz je odbierał? Czy będziesz je zbierał czy też ktoś inny zajmie się tym? Dowiedz się, czy zostaniesz przedstawiony i ustal co chcesz, by powiedziano o Tobie i temacie Twojego wystąpienia.Im więcej zaplanujesz i przećwiczysz, tym mniej stresujące będzie Twoje zadanie.Sygnalizowanie przez kogoś innego, że czas upłynął odwraca uwagę od Twojej prezentacji.Wylicz swój czas.SPOSóB 64UżYWAJ NOTATEKNiektórzy ludzie z łatwością potrafią mówić bez uprzedniego przygotowania.Większość z nas jednak tego nie potrafi.Denerwujemy się lub obawiamy, że się ośmieszymy.Niektórzy z nas boją się, że doznają całkowitej blokady, zasłabną lubzapomną wszystko, co wiedzą.Aby poradzić sobie z tymi - całkiem normalnymi - odczuciami, przygotuj sobie notatki na oddzielnych kartonikach.Posiadanie notatek zmniejsza obawy i sprawia, że prezentujemy się bardziej profesjonalnie.Kartoniki z notatkami to rzeczywiście kartoniki, a nie arkusze papieru.Czy widziałeś kiedyś prezentera podchodzącego do pulpitu, sięgającego do kieszeni, wyciągającego i rozkładającego arkusz papieru? Czy sprawia to profesjonalne wrażenie? O ile właśnie wygłoszona mowa mogła zawierać pewne nowatorskie idee, to pomięty papier z pewnością sprawia wrażenie pospiesznie wykonanej roboty.Audytorium chce się czuć dowartościowanym.Nie chce mieć wrażenia, że jest jedynie dodatkiem.· Notatki przygotowane na kartonikach są łatwiejsze w użyciu niż arkusze papieru.· Również łatwiej trzyma się w ręce kartoniki o rozmiarach 7,5 x 12,5 cm aniżeli długie arkusze papieru.· Kartoniki pozwalają zrezygnować z korzystania z pulpitu.Możesz swobodnie poruszać się po swoim obszarze.· Kartoniki pozwalają na gestykulację, trzymanie głowy uniesionej i wzroku skierowanego przed siebie, zamiast konieczności spoglądania w dół i czytania.Co masz mieć zapisane na kartonikach? W zasadzie mają one zawierać zarys tego, co masz zamiar wygłosić.· Każdy kartonik winien przypominać Ci najważniejsze punkty przekazywanych treści.· Kartoniki winny zawierać kilka pierwszych zdań w pełnym brzmieniu, gdyż najbardziej zdenerwowany jesteś na początku [ Pobierz całość w formacie PDF ]